Все, что вам нужно знать о тайм-менеджменте

15 ноября 2021

Все, что вам нужно знать о тайм-менеджменте

Знакомо ли вам чувство, что времени постоянно не хватает, чтобы закрыть все дела за день? Если  бы добавить пару часов в сутки, то все было бы “Ок”.

Александра Круглова, руководитель отдела проект-менеджмента в фармацевтической отрасли, поделилась с GoodStart, как научиться управлять своим временем и быть продуктивным, даже если в сутках 24 часа. 

— Что такое тайм-менеджмент?

— Тайм-менеджмент или управление временем — это планирование доступного времени и контроль того, сколько его вы тратите, выполняя каждую задачу.

Тайм-менеджмент напрямую влияет на жизнь. Благодаря ему, вы можете работать быстрее без ущерба для качества. Это повысит ценность человека, как сотрудника, даст ему больше времени для реализации своего личного потенциала, и, конечно же,  освободит время для близких людей.

— С какими мифами про тайм-менеджмент вы встречались?

— Миф № 1. Управление своим временем позволит все успевать. 

Нет. Желание все успеть — иллюзия, которая может стоить здоровья и приведет к выгоранию. Важно оставаться в гармонии с собой и находить баланс между различными сферами жизни. Поэтому рекомендую успевать не все, а то, что соотносится с вашими жизненными ценностями. В этом поможет расстановка приоритетов и избавление от ненужных, навязанных задач. Например, можно использовать метод "Матрица Эйзенхауэра". Этот инструмент тайм-менеджмента позволяет сортировать дела по важности и срочности с помощью специальной таблицы. 

А вот инструмент “Колесо баланса” позволяет определить сферы жизни, которые проседают и которым нужно уделить больше внимания. 

Миф № 2. Тайм-менеджмент повышает производительность. 

Это не так. Важно не то, сколько работы вы выполните, а насколько это эффективно. Тайм-менеджмент ради тайм-менеджмента не имеет смысла, поэтому не гонитесь за количеством галочек закрытых задач. Грамотное распределение времени позволит оставаться продуктивным как можно дольше. Только не забывайте и о личной эффективности и дисциплине.

Миф № 3. Инструменты тайм-менеджмента одинаковы для всех

Это тоже заблуждение. Я призываю к тому, чтобы пробовать разные инструменты тайм-менеджмента на личном опыте и выбрать тот вариант, который подойдет именно вам. То, что работает для одного, может оказаться невыносимым для другого. 

Миф № 4. Тайм-менеджмент не подходит для творческих людей, которые живут в потоке вдохновения

Снова нет. Наоборот, внедряя инструменты управления временем в свой поток, творческие люди станут более самоорганизованными и продуктивными. Если упорядочить ежедневную рутину, то она не будет отвлекать от творческого процесса. 

— Ключевые принципы, которые помогут управлять своим временем?

— Поделюсь теми принципами, которыми лично  я руководствуюсь в жизни. 

Принцип двух минут

Как только вам прилетает новая задача (просьба, поручение на работе, письмо, какой-то запрос и т.п.), нужно сразу оценить, сколько времени займет выполнение. Если на какую-то работу нужно меньше 2-х минут, сразу же сделайте ее. Если же  она отнимает больше времени, четко зафиксируйте, когда к ней вернетесь и отложите в сторону. Этот принцип подходит также для разбора корреспонденции,  завалов на рабочем столе. 

Принцип “съесть лягушку по утрам”, а “слона по частям”. 

“Съесть лягушку по утрам” — значит выполнить неприятные дела как можно раньше, чтобы не загружать на протяжении дня мозг постоянными мыслями о задачах. 

Что касается принципа “есть слона по частям”, то идея состоит в том, что большие дела нужно дробить на более мелкие. Задача, которую вы записываете в ежедневник, должна содержать результативный глагол (написать, позвонить, провести и т.п.), с прописанными дедлайнами, быть понятной без контекста (особенно это желательно, если часть задач вы передаете ассистенту).

Принцип “ воздуха” или “свободного окна”.

Я не расписываю 100% своего времени в течении дня. Я оставляю “воздух” (окно) в расписании (примерно 20-25% времени). Это позволяет без ущерба для основной работы  отвлекаться на непредвиденные дела.

Принцип соблюдения режима отдыха и сна. Это то, с чего стоит начинать. Как только я стала планировать отдых, качество моей жизни сильно изменилось. Отдых дает дополнительный ресурс, настраивает на нужный лад, позволяет эффективно выполнять любые задачи. 

Не забывайте хвалить себя даже за мелкие победы. Внедряйте разные подходы к управлению времени и выбирайте то, что подойдет именно вам. 

Игры со временем. 

Идея какого-то интерактива в отношении тайм-менеджмента пришла ко мне, когда я параллельно с основной работой стала строить бизнес с компанией “Дотерра” и начала там работать со своей командой. Я поняла, что не все люди легко справляются сразу с несколькими задачами, недостаточно хорошо чувствуют время. Я придумала мастер-класс “Игры со временем”, где мы мало уделяем внимания теории, а выполняем различные упражнения, как малыми группами, так и индивидуально. Часть упражнений направлена “на подумать”, переоценить свои ценности, расставить приоритеты. 

Приведу пару примеров таких игр. 

Игра “Делегирование”

Многим сложно делегировать. Это я прекрасно знаю по себе. Порой кажется, что если ты попросишь о помощи у других, то покажешь себя слабым, некомпетентным. Или часто встречаю заблуждение, что никто не сделает лучше, чем я сам(а).  Мы в тройках тренируем навык делегирования, где каждый успевает побыть делегатом, исполнителем и просто наблюдателем. 

Игра тренирует навык объяснения желаемого результата (умение четко формулировать техническое задание). Кроме того, эта практика помогает увидеть и проверить, насколько был правильно выбран компетентный человек, которому делегировали задачу. Приведу пример. Я выбирала как-то бебиситтера для дочки на вечер. Мы познакомились, я провела экскурсию по квартире, рассказала и показала где, что лежит, но не уточнила, что после 21.00 нужно  готовиться ко сну (мне казалось это очевидным). Когда мы с мужем вернулись домой в 22.00, то все стояло вверх дном, пришлось тратить время на наведение порядка и еще долго успокаивать дочку, которая слишком перевозбудилась от поздних активных игр. На ошибках учатся. Теперь я более тщательно проговариваю и формулирую все условия. 

Роль наблюдателя в игре позволяет со стороны оценить поведение делегата и исполнителя, проанализировать и обозначить возможные точки улучшения в поведении обеих сторон. Оценить поведение игроков помогает специальный чек-лист. 

Игра “Счет в банке”. 

Представьте, что у вас есть банковский счет, на который каждое утро поступает 86 400 долларов. Баланс не переносится изо дня в день. Каждый вечер банк удаляет ту часть баланса, которую вы не использовали в течение дня. Игрокам задают следующие вопросы: Как бы вы расходовали эти деньги? Использовали бы все до последнего цента? 

Осознание того, что у каждого из нас есть такой банк времени многих шокирует и заставляет переосмыслить свое отношение к досугу, насытить свой день приятными моментами, которые коррелируют с ценностями, а не расходовать время впустую. Каждое утро банк времени присваивает вам 86.400 секунд. Каждую ночь счет списывается как потерянный, независимо от того, что из этого вы не смогли израсходовать. Он не переносит остаток со вчерашнего дня.

Каждому важно осознать ценность времени и то, что вы контролируете, как им распоряжаетесь. Время — это про правильный выбор.  Но у каждого он свой.

 

Анастасия Тетерук

Читайте также:

Бизнес на цветах: как работает студия бумажного декора

Как работает бизнес по созданию свадебных аксессуаров

«#Крутосвяжем по вашим фото»: как работает бизнес по ручному вязанию вещей на заказ

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!



Теги:
Комментарии
comments powered by HyperComments
Будь в курсе новостей
Подпишись на дайджест новостей и будь в курсе самых крутых статей. Раз в месяц и без спама