“Коллеги, я вас услышал”, или как надо и не надо вести деловую переписку по версии Ильяхова

27 марта 2019

“Коллеги, я вас услышал”, или как надо и не надо вести деловую переписку по версии Ильяхова

Сколько контрактов, переговоров, обсуждений могли бы иметь другой итог, если бы все умели правильно вести деловую переписку. Об этом и пойдет речь в нашем материале.

Если вы уже успели зачитать до дыр книгу “Пиши, сокращай”, надеемся, что не только зачитать, но и применить все, что из нее узнали  то самое время познакомиться с ее “продолжением”  “Новыми правилами деловой переписки”. Авторство Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой. Книга обязана пополнить каждую корпоративную библиотеку. Кем бы вы ни работали, вам всегда приходится общаться с коллегами, клиентами, сотрудниками, работодателями, партнерами и т.д. И важно делать это эффективно.

Если вы ожидаете увидеть в пособии какие-то смысловые конструкции, речевые обороты и деловые фразы — это все, конечно, будет. Но это не главное. Смысл в грамотной и эффективной коммуникации, бизнес-психологии, умении слушать и слышать человека. Книга о людях и о том, как с ними правильно и взаимовыгодно взаимодействовать.

Вы узнаете, как напоминать о поставленных задачах, сроках, опозданиях так, чтобы был эффект. Как написать письмо, чтобы получателю не пришлось несколько раз его перечитывать, чтобы понять. Как ответить на негативный отзыв клиента так, чтобы человек стал лоялен к бизнесу. Как продать свои услуги, ничего не впаривая. На эти и другие вопросы поможет ответить книга.

Например, важный совет-цитата, когда надо что-то предложить или продать.

“Мы даем читателю право нам отказать, не испытывая давления. И волшебным образом именно эта свобода и право на «нет» располагает к нам человека: он чувствует свою власть и не склонен с нами бороться. Отдавая власть в руки адресата, мы делаем его своим союзником”.

А теперь несколько практических примеров из текста. Если вы не хотите, чтобы люди каждый раз, как получают ваши письма, закатывали глаза и раздражались, стоит последовать нескольким важным советам:

  1. Одно письмо  одно дело. Не надо формулировать в одном абзаце несколько просьб и поручений, это собьет человека с толку и большая вероятность, что ничего не будет выполнено хорошо, если вообще будет.

  2. Всегда называйте письмо. Не оставляйте тему письма свободной. Так вы рискуете быть “непрочитанными” и ваше сообщение может попросту затеряться в чужой ленте. Или его тяжело будет потом найти, когда появится необходимость. Но не делайте тему абстрактной. Чем больше конкретики, тем лучше. Например, вместо “Приглашаем на встречу” лучше написать “Встреча с Еременко и Павловым 12 мая”.

  3. Обозначайте срочность. Четкие сроки  лучшая мотивация. Но! Если ваше поручение действительно “горящее”, то лучше один раз позвонить человеку, нежели забрасывать его письмами с пометками “Срочно!”

  4. Суть в первом абзаце. Вы не детективный роман сочиняете, все важное должно быть определено сразу и не иметь двойных смыслов.

  5. Вспомогательные материалы — сразу. Все важные ссылки, таблицы, документы отправляйте в одном письме. Не надо слать одно сообщение за одним, это раздражает и снижает продуктивность человека.

  6. Сложное  по полочкам. Если есть риск, что собеседник не поймет вашу просьбу - объясняйте как можно детальнее, этим сэкономите и время, и деньги.

Но есть ситуации, по мнению авторов, когда лучше вообще не писать, а именно: на эмоциях, вместо планерки, в случае пожара. С этим не поспоришь.

И как мы уже говорили, в деловой переписке, как и в любой другой  важно отношение к человеку. Поэтому всегда уважайте чужие границы.

  1. Соблюдайте рамки

  2. Не лезьте в голову

  3. Оценивайте работу, а не человека

  4. Не пытайтесь манипулировать

  5. Не делайте вид, что все в порядке, если это не так. Лучше уж прямо сказать “Я понимаю, что ситуация дурная” и дальше строить аргументацию, исходя из этого.

Поэтому если вы хотите быть более эффективным “невербальным переговорщиком”  прочтите книгу “Новые правила деловой переписки”, не пожалеете.


Анастасия Щеглова

 

Читайте также:

Как открыть ООО? Пошаговая инструкция

10 лучших лекций TED о бизнесе

 

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!



Теги:
Комментарии
comments powered by HyperComments
Будь в курсе новостей
Подпишись на дайджест новостей, чтобы узнавать о событиях и лучших статьях первым