Порядок на рабочем месте – это не только влажная уборка и аккуратно сложенные бумаги на столе, но и организация пространства, которое способствует продуктивности. Чтобы научиться поддерживать чистоту и порядок в офисе, предлагаем обратить внимание на японскую модель «5S». Этот метод организации рабочей зоны стал популярным в производственном секторе в Японии еще в 1980-х.
Основные цели метода:
- Создание комфортных условий для выполнения задач
- Поддержание порядка и чистоты на рабочем месте
- Экономия времени и энергии сотрудников, за счет создания продуктивного пространства
5 шагов модели 5S
Модель 5S – это не набор правил и инструкций. Это, в некотором роде, философия жизни или культура бережливого отношения к себе и своему рабочему окружению. Модель состоит из 5 главных принципов, которые составляют основу модели. Остановимся подробнее на них.
Принцип № 1 «SEIRI» (Sort) – сортировка, удаление ненужного.
Это освобождение рабочего пространства от ненужных предметов. Все вещи рабочей зоны разделяются на несколько групп, в зависимости от частоты их использования:
- Ненужные
- Необходимые редко
- Необходимые часто
Ключевая идея первого принципа – удаление ненужных предметов. Сотрудники определяют для себя те предметы, которые должны быть:
а) немедленно удалены и выброшены;
б) перенесены в другое место для хранения;
в) оставлены, как важные для выполнения работы.
Прежде чем браться за выполнение сортировки, человеку стоит установить критерии, по которым вещи будут определены как ненужные.
Принцип № 2 «SEITON» (Set in order) – соблюдение порядка, определение для каждой вещи своего места.
Ключевая идея второго принципа – навести порядок с нужными предметами. Важные вещи распределяются на рабочем месте так, чтобы они были легко доступными для каждого, кто пользуется ими. Важно продумать, чтобы был соблюден и принцип безопасного доступа к ним.
Например, определенные вещи в офисе вы можете разложить по полкам, пронумеровав или подписав их. Кто-то использует даже специальную подсветку или разное цветовое оформление мебели, где хранятся рабочие вещи.
Принцип № 3 «SEISO» (Shine) – соблюдение чистоты, регулярная уборка.
Ключевая идея третьего принципа – содержание офиса, инструментов и оборудования в чистоте и в рабочем состоянии. Создается система, в которой пространство и предметы не загрязняются и работают исправно. Важно распределить все вещи на свои места, регулярно проводить соответствующую уборку, проверять работоспособность офисной техники.
Принцип № 4 Шаг 4 «SEIKETSU» (Standartise) – установить стандарты.
Ключевая идея – поддерживать порядок и чистоту благодаря ранее установленным стандартам и регламентам на работе. Самые эффективные идеи необходимо закрепить письменно и представить наглядно, чтобы они легко запоминались сотрудникам.
Как вариант, вы можете разработать и внедрить следующие материалы:
- Информационные стенды или доски
- Схемы месторасположения рабочих предметов и техники
- Знаки с обозначениями опасных зон, временных складов и зон, куда отправляются ненужные предметы
- Краткие инструкции и памятки.
Принцип № 5 «SHITSUKE» (Sustain) – совершенствование порядка и дисциплина.
Ключевая идея принципа – поддержание установленных практик первых четырех пунктов. Кроме поддержания правил важно не забывать об улучшениях, которые могут быть включены в работу по модели «5S»: стоит визуализировать и записывать предложения по улучшению, внедрять новые улучшенные стандарты.
Анастасия Тетерук
Понравилась статья? Поделитесь с друзьями
