Я, как фасилитатор и модератор, провела не один десяток бизнес-встреч в разных форматах. В моей практике были ситуации, когда для определенной категории людей, совещания, планерки/летучки воспринимались как вялотекущий многочасовой монолог. А на выходе можно было услышать такое: «Мы так и не поняли, что два часа обсуждали и зачем эта встреча нужна была», «Сплошные размышления от менеджера, а нам слова не дали» и т.д.
Для многих руководителей бизнес-встречи занимают около 50% рабочего времени. И если каждое такое обсуждение будет «ни о чем», появляется проблема неэффективного использования времени. Отсюда просроченные дедлайны, отсутствие личных встреч с командой, невовлеченность в работу коллег.
Рабочие совещания, безусловно, важны для синхронизации друг с другом, обсуждения проблем и важных вопросов, генерации новых идей и решений.
Чтобы бизнес-встречи проходили результативно и с пользой для каждого участника, предлагаю лайфхаки из личного опыта.
-
Сформулируйте тему встречи заранее.
В фокусе обсуждения на встрече должна быть одна тема. Это помогает участникам сконцентрироваться на узком круге вопросов и проблем, избежать беспредметности и разговора «обо всем на свете».
Тему лучше высылать участникам заранее, чтобы они смогли более качественно подготовиться: почитать необходимые материалы, подготовить вопросы или выполнить домашнее задание к встрече.
Импровизировать с темой прямо на встрече – плохая идея. Участники должны понимать, для чего они идут на встречу, на что потратят свое время и с каким потенциально результатом уйдут.
Примеры тем: подведение итогов квартала и планы на будущий квартал, идеи по развитию сайта компании, проблемы в работе с новыми клиентами и т.д.
-
Определите цель встречи.
Цель задает ориентир и содержание обсуждения. Если тема – это более широкое понятие, то цель – узкое. Можно по одной теме сформулировать несколько целей. Рекомендую к каждой бизнес-встрече формулировать одну/две цели.
Примеры целей: сгенерировать идеи по улучшению качества сервиса, разработать алгоритм коммуникации с новыми клиентами и т.д.
Помните, что цель должна быть конкретной, реалистичной, измеримой (должны быть метрики для оценки ее достижения).
-
Сформируйте критерии для формирования состава участников встречи.
Чтобы не сформировать негативную репутацию планерок и совещаний среди персонала, позаботьтесь заранее, кто должен войти в состав участников: есть ли у конкретного участника экспертиза в теме встречи, какова его роль на встрече: генератор идей, исполнитель, эксперт-консультант, есть ли полномочия повлиять на решения.
Отталкивайтесь при выборе участников и на их вовлеченность и включенность в процесс: насколько у них есть мотивация к участию во встречах, учитывайте степень их активности, готовы ли они принимать ответственность за результат и принятые решения.
-
Сформулируйте правила встречи.
Чтобы встреча была структурированной, соответствовала целям, а участники уважительно относились друг к другу и, вообще, все «шло по плану», лучше разработать правила встречи еще на входе.
Примеры правил:
-
Когда хотим что-то сказать, поднимаем руку.
-
Не обесцениванием мнения друг друга.
-
Если критикуем идеи — предлагаем альтернативы.
-
Соблюдаем тайминг на всех этапах работы.
Если хотите увеличить вовлеченность участников, то предложите им самим сформулировать правила работы на встрече. Для этого можно использовать мозговой штурм, базовые инструменты фасилитации.
-
Соберите вопросы от участников встречи заранее.
Вполне возможно, что среди участников найдутся и те, у кого уже до встречи есть пул вопросов, критических замечаний и предложений по теме.
Вы можете сэкономить время совещания/планерки и подготовить убедительные аргументы и ответы, если соберете все идеи и вопросы от участников заранее, например, в Google-форму. Мой опыт показал, что разговор тогда становится более предметным.
-
Визуализируйте встречу.
Есть категория сотрудников, которые воспринимают легче информацию на слух, кто-то визуально, а кто-то в комплексе.
На своем опыте я убедилась, что представлять информацию наглядно очень полезно: на встречах многие участники отмечали, что так проще воспринимать материал, в процессе можно что-то сфотографировать с слайдов.
Кроме того визуализация данных помогает не только участникам воспринимать содержание разговора, но и самим выступающим. Если слайды – это опорный материал для выступления, то использование флипчартов и других средств помогает более доступно объяснить содержание, сделать процесс обсуждения более творческим.
-
Подготовьте протокол с договоренностями по итогу встречи.
Протокол встречи имеет сразу несколько преимуществ:
-
Возможность зафиксировать ключевые тезисы встречи, чтобы позже к ним вернуться и использовать в работе.
-
Возможность погрузить в контекст встречи заинтересованных лиц, которые отсутствовали на встрече.
-
Возможность сформировать у всех участников единое понимание информации, избежать разногласий в интерпретации информации.
-
Соблюдайте тайминг встречи.
По моему опыту, одной из самых частых причин неудоветоренности встречей среди участников было несоблюдение тайминга. Людей раздражает и злит, когда встреча выходит за рамки запланированного времени. Участники встречи планируют время дня и на другие задачи, обеденный перерыв.
Следите за таймингом. Лучше запланировать встречу с буфером: добавить дополнительных 10-15 минут к тому времени, к которому планировали завершить встречу. Лучше разойтись раньше, чем позже.
-
Комбинируйте разные форматы встреч.
Когда бизнес-встреча проходит в формате «одна говорящая голова», а все остальные молчат и просто что-то записывают, то это сразу проигрышный вариант. Чтобы встреча прошла результативно, нужно вовлечение каждого участника и надо слышать его мнение, идеи, сомнения и предложения.
Хорош формат, когда участники обсуждают задачи не только все вместе, но и когда есть возможность поработать в небольших группах.
Можно использовать множество форматов, чтобы разнообразить проведение бизнес-встреч: фасилитационная сессия, ретроспектива, мастермайнд, презентация в стиле «Печа-куча» и т.д.
-
Привлеките модератора или фасилитатора для проведения встреч.
Если вам нужна организованность и структурированность в процессе проведения бизнес-встреч, соблюдение тайминга и правил взаимодействия, управление групповой динамикой, то лучше привлечь практикующего фасилитатора или модератора.
Именно они создают продуктивное пространство для обсуждения: следят за процессом и сопровождают участников к достижению цели встречи.
