Алена Романова, маркетолог, бренд-стратег и руководитель проекта iHackathon IT «Найм как по маслу» поделилась с GoodStart личными лайфхаками, как успешно организовать и провести бизнес-мероприятие при ограниченном количестве ресурсов и нулевом бюджете. 

Организацией мероприятий я занимаюсь более 10 лет и в моем портфеле, кроме проведения масштабных республиканских и локальных рекламных кампаний, есть организация участия банков в таких выставках, как: «Банк. Страхование. Лизинг» и «Брест. Содружество». Проводя мероприятия разного формата и численностью более 100 человек для премиальных клиентов, сотрудников банков и их детей, какие только ситуации мне не приходилось решать. 

Алена Романова

iHackathon IT стал для меня новым вызовом, за счет необычного стиля события, и бесценным опытом. Основная сложность заключалась в том, что авторы проекта (прим. ред. организаторами мероприятия выступила образовательная и консалтинговая компания «Международная Академия Человеческого Капитала IHCA») проводили мероприятие для участников, а их предполагалось не менее 70 человек, совершенно бесплатно. Бюджет был равен 0, поэтому предстояло найти спонсоров абсолютно всех процессов – от локации и питания до главного приза для победителей. И мы их нашли.

Опираясь на собственную экспертизу, делюсь с вами теми лайфхаками, которые помогут вам избежать ошибок и предотвратить появляющиеся на горизонте сложности.

Лайфхак № 1. Эгоистично подходите к подбору команды.

Я не зря выбрала слово – «эгоистично». Подбор команды, с которой придется работать на всех этапах организации мероприятия, является доминантным фактором его успешного проведения, особенно в том случае, когда работаешь с новыми людьми. В команду iHackathon вошли: сателлиты, менторы, менеджеры по работе с партнерами, участниками, жюри, дизайнеры, модераторы и т.д. 

На конфетно-букетный период, притирку характеров и выяснение отношений времени не было, всё должно работать как слаженный механизм, без серьезных сбоев. Были ли у нас конфликтные ситуации? Конечно. Были и разногласия, и жаркие споры. Но вся команда понимала, что нас объединяет одна важная цель, которую мы должны реализовать максимально хорошо и в установленные сроки.

Рекомендация: на этапе формирования команды проекта не стесняйтесь задавать интересующие вас вопросы, анализируйте ответы, наблюдайте за реакцией собеседника и слушайте себя. Если в самом  начале вам уже не комфортно с человеком, то дальнейшая коммуникация с ним вряд ли будет продуктивной.

Лайфхак № 2. Учитывайте ценность вашего предложения для партнеров.

Несмотря на то, что у нас был четкий план проекта, определены контрольные точки, составлен список потенциальных партнеров и т.д., мы не смогли оперативно сформировать пул партнеров. Нам казалось, что мы такие опытные и предлагаем рынку интересный и полезный продукт, поэтому быстро соберем команду поддержки. Но, нет! Оказалось, что этого не достаточно. 

Наш проект для многих был невыгодным: тот пиар, который предлагали мы, некоторым компаниям был просто не нужен. Мы высылали коммерческие предложения всем существующим крупным компаниям, звонили их представителям, но в ответ слышали: «Спасибо, нам это не интересно».

Рекомендация: изучайте потребности своих партнеров и их целевую аудиторию, активности и ценности до того, как сделаете им предложение о сотрудничестве.

Рабочий процесс команд проекта iHackathon IT

Лайфхак № 3. Учитывайте специфику работы команд.

Изменение  планов при запуске мероприятия может произойти с каждым. В связи с заменой площадки нам пришлось перенести даты с 9-10 на 23-24 июля. 

Наша ошибка заключалась в том, что на этапе планирования мы не учли тот факт, что командам нужно больше места для работы, приема пищи, кофе-пауз и перекусов. Все это требовало дополнительного пространства для размещения. Кроме того, наблюдая за работой команд уже во время мероприятия, я пришла к  выводу, что  для многих участников  важно уединение, которое  помогает лучше генерировать идеи,  обсуждать их и готовиться к питчам.

Рекомендация: планируя мероприятие, не поленитесь изучить локацию, специфику работы команд и учесть все возможные нюансы.

Лайфхак № 4. Спокойно реагируйте на негативную обратную связь.

iHackathon позиционировался как ивент, в котором  участвуют только специалисты из IT-сферы: front- и back-end-разработчики, UХ/UI дизайнеры, бизнес-аналитики, it-HR т.д. Однако мы получили большое количество заявок от специалистов других специальностей. Из почти 300 регистраций, порядка 40% заявок были от HR-специалистов и маркетологов из других отраслей, что не соответствовало заявленным требованиям. Нам предстояло потратить много времени на обработку заявок и ответы тем, кто нам не подходил, а также отработать возражения и негативные эмоции тех, кому мы отказали.

Рекомендация: помните о том, что ожидания людей не всегда совпадают с вашими планами, спокойно относитесь к тем, кто не смог достойно принять ваш отказ, будьте вежливы и соблюдайте этику деловых коммуникаций.

Лайфхак №5. Имейте «План Б».

Порой жизнь играет с нами по своим правилам. Организовывая iHackathon, мы были уверены в том, что всё предусмотрели, просчитали, прописали, учли все детали, согласовали, сформировали пул партнеров и собрали команды, поэтому ничего экстраординарного не произойдет, никаких форс-мажоров и патовых ситуаций. Но внезапно планы разрушились, как карточный домик: выбывает ключевой игрок нашей команды, а партнер отказывается от участия в проекте. Назад пути не было. Процесс уже запущен и останавливать его нецелесообразно, поэтому пришлось оперативно перестраивать работу с учетом имеющихся возможностей и ресурсов. В такие моменты особенно ценишь поддержку тех, кто оказался рядом и протянул руку помощи, не задавая вопросов и не вникая в детали!

Рекомендация: пропишите все возможные и невозможные, на ваш взгляд, ситуации, которые могут произойти при организации и проведении мероприятия, обозначьте конкретные действия, которые вы будете совершать в том случае, если неприятная ситуация возникнет, составьте список контактов “скорой помощи”.

Лайфхак № 6. Собирайте отзывы во время проведения ивента.

Обратная связь от участников, партнеров и всех тех, кто задействован в организации мероприятия имеет большое значение, любой отзыв ценен, как положительный, так и отрицательный. Причем негативные отзывы для меня полезнее в том случае, если они содержат рациональное зерно и дают почву для размышления. Эмоциональные отклики, без указания конкретики, типа «Мне не понравилось» я принимаю с улыбкой и пониманием. 

Моей ошибкой во время проведения iHackathon было то, что сбор отзывов я оставила на финал проекта, записав лишь порядка 10 коротких восторженных видеообращений от участников команд. Оставшихся участников собрать после не удалось, эмоции спали и все разъехались по домам, а на просьбы оставить письменный отзыв практически никто не отозвался.

Рекомендация: собирайте обратную связь во время проведения мероприятия, предлагайте участникам размещать посты и сториз в социальных сетях с указанием хэштегов проекта, не надейтесь на то, что после ваши попытки увенчаются успехом. Как показывает практика, мало кто готов благодарить или конструктивно критиковать по собственной инициативе.

Лайфхак № 7. С партнерами договаривайтесь на берегу.

Лично я и команда проекта благодарны всем партнерам за участие. Одни кормили нас вкусными пиццами, ароматными пряниками ручной работы, кашами и супами быстрого приготовления, другие поили разнообразными бодрящими и сокосодержащими напитками, третьи — разряжали атмосферу и дарили незабываемые эмоции. Довольными остались все. 

Сложнее пришлось с партнерами, предоставляющими подарки для победителей в разных номинациях. И, если с главным призом от Генерального спонсора и сертификатами на различные развлечения всё было понятно, категории были выбраны заранее, то с распределением сувенирных подарков  возникли некоторые сложности, так как их содержимое отличалось от заявленного. Мы долго сомневались в  том, что и кому будет уместно подарить и за какие заслуги. В итоге приняли решение предложить участникам самостоятельно выбрать то, что им нравится. 

Рекомендация: если в процессе ведения переговоров, касающихся темы призов и подарков, у вас нет четкого понимания того, что будет предоставлено, в каком виде и  количестве, а партнер дает расплывчатые ответы на ваши вопросы, просите фотографии и детальное описание всех продуктов. Иначе реальность может разбить ваши ожидания на мелкие осколки.

В заключение хочу сказать о том, что какого бы масштаба и формата мероприятия вы ни организовывали, помните, что дьявол кроется в мелочах и от вашей способности ставить цели, планировать, распределять зоны ответственности, оперативно реагировать на изменения и сохранять спокойствие даже в самых негативных ситуациях — зависит успех вашего проекта.

Тетерук Анастасия

На главном фото: команда проекта iHackathon IT